Cu excepția cazului în care există circumstanțe excepționale care necesită măsuri urgente, dacă se preconizează că nu trebuie întreprinsă nicio acțiune în legătură cu o plângere, Comisia notifică acest lucru petiționarului printr-o scrisoare în care se prezintă motivele pentru care se propune închiderea cazului și prin care petiționarul este invitat să își prezinte observațiile în termen de patru săptămâni.
În cazul în care sunt introduse mai multe plângeri cu același obiect, trimiterea de scrisori individuale poate fi înlocuită prin publicarea unui anunț în Jurnalul Oficial al Uniunii
Europene și pe serverul Europa al Uniunii Europene.
În cazul în care petiționarul nu răspunde sau nu poate fi contactat din motive care îi sunt imputabile, sau observațiile acestuia nu conving Comisia să își reconsidere poziția, cazul va fi închis.
În cazul în care observațiile petiționarului conving Comisia să își reconsidere poziția, investigarea plângerii va continua.
Petiționarul va fi informat în scris cu privire la decizia de închidere luată de Comisie.