În M. Of. nr. 597 din data de 7 august 2015 a fost publicat Ordinul preşedintelui Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală nr. 1959/2015 privind aprobarea modelului şi conţinutului formularelor şi documentelor utilizate în activitatea de supraveghere şi control în domeniul produselor accizabile a Direcţiei generale a vămilor şi structurilor vamale subordonate.

Potrivit noilor reglementări a fost aprobat modelul şi conţinutul formularelor şi documente utilizate în activitatea de supraveghere şi control în domeniul produselor accizabile a Direcţiei generale a vămilor şi structurilor vamale subordonate, respectiv:

·         Ordin de control

·         Proces-verbal

·         Proces-verbal de ridicare/restituire de înscrisuri

·         Proces-verbal de sigilare/desigilare

·         Invitaţie

·         Notă explicativă.

 

Ordinul de control se întocmeşte în vederea desfăşurării unui control curent, operativ, inopinat sau tematic, în domeniul produselor accizabile, în baza planului de control, a unei note de fundamentare sau a unei solicitări transmise de alte instituţii. Prin excepţie, în situaţia în care controlul se efectuează în baza analizei de risc locale (exemplu: criterii de risc stabilite prin aplicaţia EMCS-RO-Riscuri) ori a unei solicitări transmise de un operator economic nu se întocmeşte notă de fundamentare.

Ordinul de control este semnat de către directorul Direcţiei supraveghere şi control vamal sau de directorul executiv al direcţiei regionale vamale/şeful biroului vamal, după caz.

La începerea oricărei acţiuni de control în domeniul produselor accizabile, membrii echipei de control sunt obligaţi să prezinte persoanei controlate legitimaţia de control sau ordinul de control. Începerea controlului trebuie consemnată în Registrul unic de control, potrivit legii.

 

Procesul-verbal reprezintă actul de control bilateral care se întocmeşte de către lucrătorii vamali cu ocazia controlului curent, operativ şi inopinat sau controlului tematic în domeniul produselor accizabile pentru

- constatarea unor situaţii faptice şi documentare existente la un moment dat

- stabilirea stării de fapt fiscale

- constatarea unor împrejurări privind săvârşirea unor fapte prevăzute de legea penală în domeniul financiar-fiscal şi pentru stabilirea implicaţiilor fiscale ale acestora.

          Constatările controlului vor fi prezentate clar, concis şi lizibil, fără detalieri inutile, astfel încât să rezulte motivul de fapt şi temeiul de drept care au stat la baza fundamentării fiecăreia, în funcţie de natura şi obiectivele controlului.

          În cazul în care în timpul controlului au fost constatate împrejurări privind săvârşirea unor fapte prevăzute de legea penală în domeniul financiar-fiscal, în procesul-verbal se vor menţiona toate informaţiile, datele, documentele şi înscrisurile relevante pentru stabilirea împrejurărilor în care au fost săvârşite faptele, precum şi explicaţiile scrise ale administratorilor şi/sau ale oricăror persoane implicate. În situaţia în care administratorii şi/sau persoanele implicate refuză să ofere explicaţii scrise, se va menţiona acest aspect în procesul-verbal.

În cuprinsul procesului-verbal prin care se stabilesc implicaţii fiscale ale faptelor care prezintă indiciile săvârşirii unor infracţiuni de evaziune fiscală sau fraudă fiscală în domeniul produselor accizabile se vor descrie metodele de stabilire a bazei de impunere suplimentare, modul de calcul prin care a fost evaluat prejudiciul, detaliat pentru accizele datorate bugetului general consolidat.

Constatările vor fi susţinute de înscrisuri, în copie certificată sau în original, după caz, precum şi de alte mijloace materiale de probă.

În cazul în care acţiunea de control a fost efectuată simultan ori succesiv în mai multe locaţii unde îşi desfăşoară activitatea acelaşi contribuabil, se vor întocmi, de regulă, pentru fiecare caz, procese-verbale în care se vor descrie faptele constatate. Constatările cuprinse în procesele-verbale încheiate în condiţiile menţionate mai sus pot fi valorificate printr-un proces-verbal care va cuprinde descrierea faptelor în ansamblul lor, a legăturilor dintre ele şi a eventualelor implicaţii fiscale ale acestora. Procesele-verbale în care sunt descrise fapte valorificate, ulterior, printr-un alt proces-verbal fac parte integrantă din acesta din urmă.

În cazul în care nu există informaţii referitoare la unul sau mai multe capitole din modelul procesului-verbal, se menţionează pe scurt motivul pentru care nu poate fi completat.

Procesul-verbal, semnat de organul de control şi de persoanele controlate sau de reprezentanţii legali ai acestora ori numai de organul de control, se înregistrează la registratura organului de control, la încheierea controlului. Prin excepţie, atunci când procesul-verbal este încheiat şi comunicat operatorului economic la sediul acestuia, vor fi înregistrate la registratura unităţii exemplarele 1, 2 şi 4, după caz.

Constatările lucrătorilor vamali rezultate în urma unei acţiuni de control curent, operativ şi inopinat sau control tematic se vor valorifica în funcţie de natura constatărilor şi obiectivul controlului.

Procesul-verbal se comunică contribuabilului.

 

Procesul-verbal de ridicare/restituire de înscrisuri se completează de către lucrătorii vamali cu ocazia ridicării/restituirii de documente şi/sau înscrisuri.

În situaţia în care la momentul încheierii procesului-verbal la locul efectuării controlului nu se află niciunul dintre reprezentanţii contribuabilului verificat, acest lucru se va menţiona în procesul-verbal. În acest caz vor fi menţionate împrejurările care au condus la încheierea procesului-verbal în absenţa reprezentantului contribuabilului.

Procesul-verbal de ridicare/restituire de înscrisuri se comunică contribuabilului.

 

Procesul-verbal de sigilare/desigilare se întocmeşte de către lucrătorii vamali, în următoarele situaţii:

·         când există indicii că în locurile de producţie, depozitare, comercializare sau pe timpul transportului se găsesc bunuri ori produse a căror provenienţă nu este legală sau a căror fabricaţie este interzisă de lege ori se produce fără autorizaţie, iar acţiunea de control nu poate fi finalizată, urmând a fi continuată ulterior

·         există posibilitatea ca documentele, înscrisurile, bunurile necesare efectuării controlului să fie sustrase, distruse ori nu se poate face un inventar al acestora în vederea ridicării/reţinerii acestora

·         în activităţile de monitorizare a transporturilor de bunuri

·         în alte cazuri în care se impune sigilarea, în condiţiile legii.

În situaţia în care nu este prezent un reprezentant al contribuabilului, sigilarea/desigilarea se efectuează în prezenţa cel puţin a unui martor asistent. De asemenea, vor fi înscrise toate informaţiile referitoare la calitatea persoanelor care reprezintă contribuabilul (angajat/împuternicit etc.), iar în cazul în care reprezentantul contribuabilului la momentul sigilării este diferit de cel de la momentul desigilării vor fi înscrise toate datele de identificare ale acestuia.

În situaţia în care se sigilează mijloace de transport, iar locul sigilării este diferit de locul desigilării, în mod obligatoriu se vor înscrie toate informaţiile referitoare la locul la care are loc desigilarea.

Procesul-verbal de sigilare/desigilare se comunică contribuabilului.

 

Invitaţia reprezintă documentul prin care un contribuabil este invitat şi îi sunt solicitate lămuriri/înscrisuri de către lucrătorii vamali, la sediul acestora, în situaţiile în care se impune efectuarea/continuarea controlului ori controlul nu a putut fi efectuat la sediul social, domiciliul fiscal sau un sediu secundar al contribuabilului şi nici într-un loc stabilit de comun acord cu contribuabilul.

Odată cu solicitarea prezenţei la sediul Direcţiei generale a vămilor/direcţiei regionale vamale/biroului vamal, pentru a da informaţii şi lămuriri necesare stabilirii situaţiei sale fiscale reale, prin formularul "Invitaţie" sunt solicitate registre, documente de afaceri şi orice alte înscrisuri.

Se întocmeşte de către lucrătorii vamali, în două exemplare:

    - exemplarul 1 va fi comunicat contribuabilului/ împuternicitului

    - exemplarul 2 va fi anexat la procesul-verbal.

 

Nota explicativă reprezintă documentul prin care lucrătorii vamali solicită explicaţii scrise reprezentantului contribuabilului, oricărui angajat al acestuia sau oricărei persoane implicate în săvârşirea faptelor constatate, care să contribuie la stabilirea unor elemente relevante din activitatea contribuabilului, ce pot influenţa constatările ori pentru clarificarea unor cauze şi/sau împrejurări.

Solicitarea de explicaţii scrise se va face în timpul controlului, ori de câte ori acestea sunt necesare pentru clarificarea şi definitivarea constatărilor.

Întrebările vor fi formulate în mod clar şi concis, pentru a da posibilitatea unor răspunsuri la obiect.

În toate cazurile, explicaţiile la întrebările puse de lucrătorii vamali se vor da în scris prin "notă explicativă".

Se semnează pe fiecare pagină de către lucrătorii vamali şi de persoana care a dat explicaţii.

În cazul în care nu se primeşte răspuns, refuzul va fi consemnat în procesul-verbal.