La data de 7 aprilie 2020 a fost publicată în M. Of. nr. 289/2020 O.U.G. nr. 38/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităţilor şi instituţiilor publice
Domeniul de aplicare al O.U.G. nr. 38/2020
O.U.G. nr. 38/2020 stabilește regulile privind utilizarea semnăturii electronice și a documentelor electronice la nivelul autorităților și instituțiilor publice.
Prevederile legale cuprinse în O.U.G. nr. 38/2020 nu se aplică:
· Parlamentului;
· Președintelui României;
· Autorității judecătorești.
O.U.G. nr. 38/2020 preia definițiile prevăzute la art. 3 din Regulamentul nr. 910/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere pentru tranzacţiile electronice pe piaţa internă şi de abrogare a Directivei 1999/93/CE.
Potrivit Regulamentului 910/2014, semnătura electronică calificată reprezintă o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare al semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice.
Regulamentul 910/2014 definește autentificarea ca fiind un proces electronic care permite confirmarea identificării electronice a unei persoane fizice sau juridice sau a originii și integrității unor date în format electronic.
În Romaniei este învigoare Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica. care produce parțial efecte, dispozițiile contrare Regulamentului 910/2014 nefiind aplicabile.
La data de 3 aprilie 2020, Legea nr. 455/2001 a fost modificata în sensul că, Serviciul de Telecomunicatii Speciale (STS) a fost desemnat să furnizeze servicii de certificare calificată exclusiv personalului autorizat din cadrul instituțiilor și autorităților publice, în scopul îndeplinirii atribuțiilor funcționale.
Există trei tipuri de semnături electronice:
- simplă, datele de contact sunt trecute în semnătura din e-mail și permite aflarea persoanei care a semnat, documentul semnat, unde și cand;
- avansată, necesită un certificat digital simplu și pe lângă datele menționate de semnătura electronică simplă, asigură semnatarul de faptul că documentul semnat nu poate fi modificat;
- calificată, necesită un certificat digital calificat și are toate caracteristicile semnăturii simple și avansate, are valoarea unei semnături olografe.
Tipurile de semnătură electronică utilizată de autorități și instituții publice
Actele emise în format electronic de Autorităţi vor fi semnate cu semnătura electronică calificată și vor fi asimilate astfel înscrisurilor autentice.
Autoritățile și instituțiile publice vor stabili tipul de semnătură electronică aplicabilă actelor interne emise în format electronic de către acestea.
Obligația de a primi înscrisurile cu semnătură electronică
Autorităţile și instituțiile publice sunt obligate să primească înscrisurile semnate cu semnătură electronică.
Autorităţile și instituțiile publice stabileasc tipul de semnătură electronică aplicabilă pentru utilizarea de către persoanele fizice sau juridice a unui serviciu disponibil online prestat de respectivele autorităţi, în conformitate cu Regulamentul 910/2014.
În termen de 15 zile de la data intrării în vigoare a O.UG. nr. 38/2020 (până la data de 22 aprilie 2020), autoritățile și instituțiile publice vor emite acte administrative care să indice tipurile de semnătură electronică pe care persoanele fizice sau juridice le pot utiliza în relația cu acestea.
Primirea documentelor electronice (articolul 6)
Autoritățile și instituțiile publice sunt obligate să publice în mediul online informaţii privind modalitatea de primire a documentelor electronice.
În vederea primirii documentelor electronice, autorităţile și instituțiile publice:
- vor pune la dispoziţie portaluri proprii, sau
- vot utiliza astfel de instrumente și mijloace puse la dispoziţie de către terţi.
Dacă documentele electronice nu pot fi primite prin aceste două modalități, autoritățile și instituțiile publice vor utiliza în acest sens poșta electronică.
Înscrisurile emise de către Autorităţi ca urmare a primirii documentelor electronice de la persoane fizice sau juridice se comunică în format electronic, cu excepţia situaţiei în care există o cerere contrară.
